CRM, DMS a ERP: Ako môže vaše podnikanie využiť tieto nástroje?

Ako dosiahnuť lepšie výsledky? Ako zlepšiť obchodné procesy v mojej spoločnosti? Určite si aj vy kladiete tieto otázky. V dnešnom rýchlom svete je automatizácia obchodných procesov nevyhnutnosťou. Multitasking, obrovský tok informácií a preteky o tie najlepšie výsledky vás zavedú na miesto, kde si uvedomíte potrebu automatizácie podnikania.

Moderné technológie a riešenia ako CRM, DMS a ERP systémy pomáhajú riešiť problém automatizácie obchodných procesov. V nasledujúcom článku objasníme význam a účely týchto systémov.

Čo je to CRM systém?

CRM (Customer Relationship Management), alebo aj riadenie vzťahov so zákazníkmi, je softvér pre organizácie navrhnutý na dosiahnutie nasledujúcich cieľov:

Manažment leadov
Generovanie potenciálnych zákazníkov je prvým krokom v predajnom cykle. Softvér CRM pomáha zachytiť podrobnosti o potenciálnych zákazníkoch z viacerých kanálov vrátane webových formulárov, telefónnych hovorov, platforiem sociálnych médií a e-mailov.

Starostlivosť o zákazníkov a rozvoj vzťahov
Zaznamenávanie detailov (záujmy, aktivity, interakcie s vašou značkou) o zákazníkoch do prehľadávateľnej databázy, s cieľom vytvoriť integrovaný profil klienta. Následne nastavenie personalizovaných kampaní, ktoré podporujú a odmeňujú ich lojalitu.

- Automatizácia tímovej práce
Vytváranie a zlepšovanie obchodných procesov, zlepšovanie služieb zákazníkom ukladaním informácií o nich a uchovávaním histórie vzťahov so zákazníkmi.

Marketing
Schopnosť segmentovať potenciálnych zákazníkov, pripravovať a spúšťať marketingové kampane, sledovať optimalizáciu kampaní, automatizácia a analýza výsledkov.

Podniky vkladajú veľké peniaze do získavania a udržania si každého klienta. Priemerný „lead“ stojí okolo 300 – 500 dolárov, v závislosti od odvetvia. Aby sa peniaze a úsilie vynaložené na získanie leadu nestratili, je potrebné mať kontrolu nad tokom prichádzajúcich hovorov, e-mailov a požiadaviek z webu.

Čo ak vám povieme, že CRM systém za vás dokáže zorganizovať celý pracovný tok a pomôcť vygenerovať požadovaný obrat?

Prečo používať CRM systém?
- Kontroluje prácu vykonanú zamestnancami.
- Tvorí štandardizované postupy.
- Umožňuje zamestnancom zaznamenávať všetky prichádzajúce hovory, e-maily a ďalšie kontakty.
- Zastreší jednu databázu všetkých historických, existujúcich a potenciálnych zákazníkov.
- Získava štatistiky a analýzy k efektivite práce s potenciálnymi a existujúcimi zákazníkmi.

Keď sa rozhodnete začať používať CRM systém, je veľmi dôležité vybrať si ten, ktorý najlepšie vyhovuje vašej spoločnosti. Musí obsahovať všetky potrebné funkcie a vlastnosti a byť pre zamestnancov ľahko pochopiteľný. Hlavným dôvodom, prečo môže CRM zlyhať je ten, že manažéri nechcú meniť zabehnuté procesy podľa toho, ako ich má nastavené softvér.

TIP: Venujte dostatočnú pozornosť pri výbere vhodného CRM. Dbajte na to, že je možné ho adaptovať na vaše interné zabehnuté procesy pokiaľ sú efektívne.

Ako sa CRM systémy líšia?

- SaaS (softvér ako služba) – celý systém a údaje sa nachádzajú na serveri poskytovateľa služieb. Online prístup do systému získate prostredníctvom prehliadača, desktopového programu alebo mobilnej aplikácie. Všetky procesy prebiehajú na strane poskytovateľa služieb.
- Samostatné riešenie – je nainštalované na vašom vlastnom serveri a môže byť upravené podľa vašich potrieb v závislosti od schopností poskytovateľa systému CRM.

Vývoj vlastného, plne prispôsobeného (custom) CRM je dokonalým riešením pre firmy všetkých rozmerov, pretože máte slobodu prispôsobiť si systém podľa svojich predstáv a zvoliť si funkcie, ktoré presne vyhovujú vašim obchodným potrebám.

Výhody vývoja a implementácie prispôsobeného CRM systému

Škálovateľnosť
CRM riešenie môžete implementovať aj vtedy, keď je vaša spoločnosť ešte malá. CRM systém je možné navrhnúť tak, aby bol škálovateľný a mohol rásť spolu s vašim podnikaním.

Všetky údaje na jednom mieste
CRM je systém, ktorý pomáha spravovať a uchovávať všetky obchodné údaje na jednom mieste pre ľahké vyhľadávanie v prípade potreby. Okrem toho môžete nastaviť rôzne úrovne prístupu pre konkrétnych zamestnancov.

Data mining
Spolu so zhromažďovaním a ukladaním údajov poskytuje CRM možnosť “data mining” zo správ a iných analýz. Pomáha ukázať silné a slabé stránky “workflow” spoločnosti a prijať opatrenia na jeho zmenu.

Zníženie denných nákladov
CRM pomáha znižovať náklady vašej spoločnosti, pretože zvyšuje produktivitu “workflow” a znižuje množstvo manuálnych a papierových procesov.

Bezpečnosť
CRM je bezpečné riešenie, ale čo ak nastane výpadok databázy? Na takéto a rôzne ďalšie (ne)očakávané situácie je potrebné sa pripraviť a myslieť na zálohy vašich údajov v rôznych frekvenciách.

Eliminácia HR
CRM digitalizuje všetky vaše obchodné procesy a znižuje potrebu ľudských zdrojov. Existujú však prípady, keď je ľudská zložka nevyhnutná.

Technická podpora
Pri implementácii CRM je potrebné myslieť aj na ďalšiu podporu a údržbu systému. To platí pri všetkých typoch riešenia, nakoľko s rastom firmy priamoúmerne rastú aj požiadavky na CRM systém a jeho funkcionalitu, čo má za následok dopad na náklady firmy.

Školenie zamestnancov
Proces školenia vašich zamestnancov o tom, ako používať systém v ich pracovnom toku môže byť pomerne dlhý a náročný.
TIP: Venujte jeden deň predstaveniu nového CRM a naučte každého zamestnanca, ako ho efektívne používať.

Čo je to DMS?

DMS (Document Management System), alebo aj systém správy dokumentov je automatizované softvérové riešenie na digitalizáciu, ukladanie a správu dokumentov.

Vlastnosti DMS:
- Organizácia dokumentov
- Efektívne vyhľadávanie dokumentov
- Prevod papierových dokumentov do ich elektronickej podoby
- Tvorba dokumentov a správa ich verzií a revízií
- Možnosť spolupráce viacerých užívateľov na jednom dokumente
- Evidencia historických prác s dokumentami
- Možnosť elektronického schvaľovania
- Možnosť vytvárania štandardizovaných dokumentov
- Správa firemných šablón dokumentov

Výhody DMS
Zredukované fyzické úložisko
Ak sa vaše podnikanie stále spolieha na papierovú dokumentáciu, môžete pravdepodobne potvrdiť, že na manipuláciu veľkého množstva papierových dokumentov sú potrebné rozsiahle úložné kapacity. Prechod na systém správy dokumentov vám umožní skenovať a nahrávať do systému papierové dokumenty, ktoré inak zaberajú kancelársky priestor.

Nižšie náklady
Moderní majitelia firiem by mali robiť všetko pre to, aby udržali nízke náklady. Jedným z najefektívnejších spôsobov, ako to dosiahnuť, je okrem iného prestať sa spoliehať na papier. Ročná zásoba papiera môže firmu stáť majetok, najmä ak sa používa na sprostredkovanie informácií zamestnancom. Systém správy dokumentov dokáže zvládnuť tieto a ďalšie úlohy, zatiaľ čo vám šetrí peniaze.

Šetrí čas
Jednou z hlavných funkcií a výhod systému na správu dokumentov je, že vy a vaši zamestnanci máte okamžitý prístup k dokumentom, ktoré potrebujete, bez ohľadu na to, kde sa nachádzate.
Dôkladné indexovanie dokumentácie
Bez ohľadu na to, ako dobre máte usporiadaný systém archivácie, pri fyzických dokumentoch je jednoducho príliš veľká šanca pre chyby. Systém správy dokumentov poskytne vám a vašim zamestnancom robustné možnosti indexovania, vďaka čomu budete môcť presne vedieť, kde sa čo nachádza.

Bezpečnosť
Papier je možné ľahko ukradnúť alebo zničiť a kľúčové dokumenty môžu byť kedykoľvek zneužité. Prechodom na systém správy dokumentov zlepšíte zabezpečenie. Navyše správa verzií dokumentu zaručuje, že nikdy nestratíte originálny súbor.

Ekologickosť
„Going green“ nie je len buzzword, ale aj nevyhnutnosťou v dnešnom svete. Ľudia po celom svete podnikajú kroky na zníženie svojho vplyvu na životné prostredie a táto filozofia sa presunula aj do sveta podnikania. Jedným z najlepších spôsobov, ako podniknúť trvalé zmeny, je prejsť na systém správy dokumentov. Týmto krokom sa dajú ušetriť tisíce listov papiera mesačne. ehľad o najnovších technologických trendoch.

Čo je to ERP systém a ako funguje?

ERP (Enterprise Resource Planning), alebo aj plánovanie podnikových zdrojov, spája všetky oddelenia spoločnosti v systéme a poskytuje prístup k údajom všetkým zamestnancom. Tento systém pomáha splniť každodenné úlohy včas, bez akýchkoľvek ťažkostí s hľadaním požadovaných informácií. Samozrejme, tu prichádza potreba rôznych úrovní prístupu. Je dôležité prepojiť tie oddelenia, ktoré dennodenne priamo spolupracujú.

ERP teda umožňuje jednoduché zdieľanie údajov zo všetkých oddelení a prístup k nim celej organizácii. Centralizáciou všetkých informácií o spoločnosti pomáha ERP pri rozvoji obchodných cieľov a skracuje čas strávený zamestnancami úlohami, ktoré je možné automatizovať. Implementácia ERP má pre váš podnik mnoho výhod, pretože zvyšuje efektívnosť “workflow”. ERP optimalizuje nasledujúce pracovné procesy:

Účtovníctvo
Účtovný modul zníži čas, ktorý musia vaši účtovníci stráviť únavnými úlohami, ako je napríklad ručné vkladanie informácií do tabuliek. Dostupné má aj ďalšie funkcie, ako napríklad automatické odosielanie faktúr zákazníkom s nevyrovnanými zostatkami.

Ľudské zdroje
Modul ľudských zdrojov pomáha automaticky sledovať kandidátov, prideľovať zamestnanecké bonusy a aktualizácie plateného voľna. Tento modul sa môže integrovať s účtovníckym modulom, aby automaticky vyplatil všetkých zamestnancov, ktorým na konci roka zostali navyše dni plateného voľna.

Výroba
Akákoľvek výrobná alebo distribučná spoločnosť môže profitovať z ERP systému. Nástroje v ERP softvéri môžu byť použité na zefektívnenie niekoľkých aspektov výrobného procesu, napríklad na určenie bodu, v ktorom je potrebné doobjednať materiály na výrobu určitého tovaru.
Riadenie vzťahov so zákazníkmi
Modul CRM (Customer Relationship Management) pracuje na zlepšení vzťahov zákazníkov s vašou spoločnosťou a zaručuje, že budú mať bezchybné skúsenosti. Systém môže analyzovať históriu nákupu a prehliadania zákazníka a posielať mu cielené reklamy na základe produktov, ktoré si prezerali.

Kontrola zásob
Ďalším bežným modulom ERP je modul na sledovanie inventára vašej spoločnosti. Tento nástroj dokáže predvídať, kedy bude položka vypredaná a automaticky tieto produkty objedná, čo znamená, že produkty budete mať vždy na sklade.
Toto sú len príklady využitia modulov pre spoločnosti s výrobou. Pre iné typy spoločností sa moduly adaptujú na základe ich potrieb.

Výhody a poslanie ERP systému
ERP systém je implementovaný s cieľom zefektívniť pracovný tok vašej spoločnosti.
Automatizuje pracovné procesy a znižuje potrebu ľudskej práce alebo papierovania.

Hlavné výhody implementácie ERP sú:
- zefektívnenie a zlepšenie pracovných procesov,
- poskytnutie jasných predpovedí pre obchodné oddelenie,
- možnosť rastu a rozširovania svojich hraníc spoločne s rozširovaním vašej spoločnosti,
- dostupnosť integrovaných informácií,
- optimalizácia nákladov na ľudské zdroje a ďalšie systémy,
- generovanie pokročilých analýz a predpovedí.

S ERP máte ľahký prístup k potrebným informáciám a kombinovaný systém pomáha znižovať počet pracujúcich či zjednodušovať účtovné procesy. Nedostatok jasného a spoľahlivého systému interného plánovania a kontroly integrovaného s externým internetovým riešením môže viesť spoločnosť k neúspechu. Hlavným cieľom ERP je znížiť pravdepodobnosť ľudských chýb.

Prečítajte si, ako sme vyvinuli informačný systém pre personálne agentúry.

Vlastný nástroj na riadenie podniku
CRM, DMS a ERP systémy sú implementované za účelom optimalizácie vášho podnikania, zvýšenia produktivity a efektívnosti pracovných procesov a zvýšenia zisku vašej spoločnosti. Hotové riešenia však často nestačia na presné pokrytie celého “workflow”.
Odporúčame vám popremýšľať o vývoji softvérového riešenia na mieru, ktoré splní všetky vaše obchodné požiadavky a automatizuje pracovné procesy podľa vášho želania. Systém je vytvorený presne podľa vašich predstáv a môžete si byť istí, že integrácia bude presná, rýchla a jednoduchá.

Na záver
Organizovaná práca s internými ľudskými zdrojmi a klientmi, zvýšená efektivita “workflow”, vyššie zisky. To sú vytúžené výsledky každého podnikateľa. Niet divu, že toľko spoločností chce svoje podnikanie čo najskôr automatizovať. Robiť to správne však vôbec nemusí byť také ľahké.

Hotové (ready-made) systémy často obsahujú mnoho funkcií, ktoré nie sú pre vašu spoločnosť potrebné. Spôsobujú iba zbytočný zmätok u používateľov (zamestnancov) a vy zbytočne preplácate. Alebo im naopak môžu chýbať niektoré dôležité vlastnosti.
V AVEINE vám navrhneme obchodný nástroj na riešenie problémov a automatizáciu procesov, ktoré sú špecifické pre vaše podnikanie.

Kontaktujte nás ešte dnes!

Marsoftmedia s. r. o.
Klincová 2136/35
821 08 Bratislava

T. +421 950 400 203
info@aveino.eu

Buďte s nami v kontakte

„Učiteľom všetkého je praktický život.“
Gaius Julius Caesar

Všeobecné obchodné podmienky - Pravidlá ochrany osobných údajov - Cookies
© Copyright 2024 AVEINO - All Rights Reserved.